Bài 1: Quy Trình Căn Bản (Quản trị theo mục tiêu sẽ khả dụng – nếu bạn biết mục tiêu. Chín mươi phần trăm thời điểm, bạn không biết – Management by objective works – if you know the objectives. Ninety percent of the time, you don’t – Peter Drucker) Trong 45 năm làm ăn của tôi, có đến ít nhất 6 lần tôi phải bắt đầu lại từ zero. Khi khởi nghiệp năm 24 tuổi, khi biến động bể dâu năm 1975, khi trắng tay với bất động sản năm 1982, …và vài lần nữa tôi không muốn nhớ. Dù nhiều lúc mệt mỏi với tình thế và thử thách, nhưng lúc nào trong thâm tâm, tôi cũng hào hứng, năng động. Và luôn tự nhủ,” lần này sẽ khác, mình lại có cơ hội làm tốt hơn, sự nghiệp sẽ vững vàng hơn…và như lúc đi hẹn hò với một người bạn gái mới, đây là ‘điều’ mình luôn tìm kiếm…” Hàng ngày, tôi vẫn nhận nhiều emails từ các bạn trẻ với những cảm giác và câu hỏi tương tự, nhất là khi họ bắt đầu tất cả từ zero: cháu có phiêu lưu lắm không khi bỏ việc làm đi kinh doanh, cháu nên làm gì; sản phẩm phải ra sao để có đặc thù và sáng tạo ; chú nghĩ ý tưởng kinh doanh này (mô tả trong vài paragraphs) có khả thi không; chú tài trợ cháu hay giới thiệu dùm các nhà đầu tư; tìm cho cháu đối tác tại Âu Mỹ..v.v… Dĩ nhiên, sau vài lần thất vọng, các bạn trẻ này sẽ bớt chút ngây thơ, tự tìm cho mình những câu trả lời chính xác hơn; và tôi hy vọng, sẽ giữ vững niềm tin vào mình, vào Ơn Trên, vào sự đam mê và kiên nhẫn cần thiết. Trong việc kinh doanh, cũng như khi kiến tạo một sự nghiệp cá nhân khi đi làm công; và trên một bình diện bao quát hơn, như việc điều hành, quản trị một quốc gia, đều trải qua một quy trình căn bản của luật thiên nhiên: thụ thai, sinh đẻ, lớn khôn và ra bươn chải với đời. Rất đơn giản và phức tạp, rất gập ghềnh qua thời gian, nhưng lại chóng qua như một hơi thở dài. Ba câu hỏi chính cho quy trình này: - Bạn biết mình thực sự “muốn” gì không? - Bạn đã bỏ thì giờ nghiên khảo và lập ra kế hoạch chi tiết để đạt mục tiêu chưa? - Bạn đã sẵn sàng bắt tay vào việc, từ khởi hành cho đến khi hoàn tất? Khi giải mã những thất bại của mình, tôi nhận xét là mình đã vi phạm không ít thì nhiều, một hay cả ba, nguyên tắc căn bản nói trên. Không biết mục tiêu cốt lõi Không có kế hoạch đầy đủ Không thực hành đến nơi đến chốn Và đây chỉ là những đòi hỏi căn bản. Tôi chắc là ai cũng hiểu nhiều yếu tố và thử thách khác nữa luôn đi kèm với quy trình: một mạng lưới yểm trợ của gia đình, bạn bè, thầy cô, đối tác…một nguồn tài chánh nhỏ để mồi lửa cho dự án…một ý chí cương định để kiên nhẫn theo đuổi đam mê…một tinh thần khiêm nhượng và cẩn trọng để kiểm soát rủi ro và biết thay đổi…một chút may mắn về thời điểm, về cơ hội… 1. Mục Tiêu: Phần lớn chúng ta đều biết rõ điểm đến và mục đích của vài tuần du lịch, nhưng lại phân vân trước câu hỏi điểm đến và mục đích của đời mình là gì? Bởi vì câu hỏi này đòi hỏi nhiều tư duy, cảm nhận cá nhân; phương thức giải mã tình thế và dự đoán; rồi những đụng chạm đến tự ái, truyền thống, liên hệ phức tạp với gia đình, xã hội, văn hóa…hay những tình huống môi trường trói buộc. Khi đối diện với tính chất phức tạp của vấn đề, chúng ta thường có xu thế trì hoãn, lười biếng và thụ động; dù đây là câu hỏi mấu chốt của cả một đời người. Nhưng bất cứ cuộc hành trình nào do mình chủ động đều đòi hỏi một mục tiêu rõ ràng. Mục tiêu luôn đa dạng, khác biệt với trải nghiệm và ý thích của mỗi cá nhân, cũng như thay đổi theo lứa tuổi, kinh nghiệm và những xô đẩy của lực chuyển, của văn hóa. Không có mục tiêu nào sai cả; chỉ có sai lầm khi chúng ta không có mục tiêu và để dòng đời cuốn trôi như chiếc lá nhẹ hẫng. Ngay cả những biến động không do mình tạo ra, có thể làm lạc hướng điểm đến, nhưng với một ý chí cương kiền và một mục tiêu rõ ràng, chúng ta vẫn có thể tìm những “detour” (đường vòng) để đạt đích, dù chậm. Tôi sẽ nói nhiều hơn về cách xác định mục tiêu trong bài tới vì đây là một yếu tố quan trọng trong quy trình. Như Lewis Carroll nói,” nếu bạn không biết mình định đi đâu, thì con đường nào cũng dẫn đến đích cả”. 2. Kế hoạch Xác định được mục tiêu rồi, chuyện nghiên khảo những tài liệu, dữ kiện, ý kiến…liên quan đến đề tài trở thành một công tác không khó khăn, nhưng sẽ tốn rất nhiều thời gian và tư duy phân tích để hoàn tất một kế hoạch đầy đủ. Những thành phần chính: - Phân tích SWOT (điểm mạnh-điểm yếu- cơ hội-rủi ro) của dự án về sản phẩm, thị trường, công nghệ, cơ sở vật chất, nhân lực, tài chính dự phóng… - Tóm lược các lợi thế cạnh tranh của dự án trên những góc cạnh quan trọng: khả năng tăng trưởng, ứng dụng liên hoàn, hấp dẫn với nhà đầu tư và người tiêu dùng, đồi thủ cạnh tranh hiện tại và tiềm năng… - Những chỉ số quyết định: ROI (return on investment- tỷ lệ hoàn vốn); IRR (internal rate of return-tỷ số hoàn trái nội tình); leverage ratio (debt to equity- nợ trên vốn); profit margin (mức lợi nhuận) ; valuation ratio (tỷ số định giá); liquidity ratio (thanh khoản)… Phải hiểu rằng kế hoạch sẽ chỉ là bản thảo để khơi thông hành động; không thể là văn bản bất biến như Kinh Thánh hay Cương Lĩnh Đảng. Thời gian, tình thế và con người sẽ thay đổi nhiều dự đoán, chương trình…trong kế hoạch. Liệt kê được càng nhiều “contingency” (dự phòng) , càng cho phép chúng ta uyển chuyển trong việc thực hiện và không bị rối trí để lạc hướng. 3. Thực hành Kế hoạch dù hoàn hảo đến đâu, cũng vô giá trị nếu không ai thực hiện. Hành động là nhân tố bắt buộc cho mọi dự án, thành công hay thất bại. Vài yếu tố cần suy xét trước khi hành động: - Mồ hôi và sáng tạo Kẻ thù lớn nhất của hành động là sự lười biếng; và hậu quả của lười biếng là thụ động và phản xạ. Khi để lực đẩy bên ngoài như tình thế, con người, cơ chế…kiểm soát mọi hành động thì sáng tạo sẽ biến mất. Tôi vẫn nhớ lời dặn của một thầy giáo,” khi con cá sấu đang bám sát đít ta, thì ai cũng quên công việc chính của mình là tháo cạn hồ nước”. Tập làm quen với 2 người bạn đồng hành trong chuỗi phiêu lưu của bạn: mồ hôi và nước mắt. - Phản ứng phụ Như viên thuốc trị bệnh, hiệu quả tốt đẹp đến đâu cũng mang theo các phản ứng phụ, nhiều khi bất cập và khó chịu. Hành động để giải quyết một vấn đề, dù đúng, vẫn có thể mang lại cả chục vấn đề khác, đôi khi khó khăn hơn. Do đó, bạn cần phân tích kỹ, trước khi xuống tay kiếm, những tình huống ngắn hạn và lâu dài, cũng như những phản ứng từ khách hàng, nhân viên, đối tác…Kiên nhẫn, không vội vã và đừng để áp lực tạm thời làm sai hướng đi của quyết đoán. - Thay đổi của thế trận Như trên chiến trường, trận địa luôn thay đổi theo chiến thuật của đối thủ, theo thời điểm phù hợp, theo sức mạnh nội tại của mỗi phe, theo xu hướng thua thắng của tình hình…Bạn phải có đầu óc của một viên tướng, dù với sự nghiệp cá nhân, chỉ có mình bạn giữa trận mạc. Lùi một bước để tiến hai bước là một chiến thuật rất thành công của những du kích quân thời chiến tranh. - Đừng trả giá quá đắt Bất cứ hành động nào cũng kèm theo một đầu tư về tiền bạc, công sức, thời gian, cơ hội… Đôi khi bạn phải biết nói KHÔNG với những hành động mà lợi ích không xứng đáng với đầu tư. Đừng để sĩ diện, hào khí hay “sunk cost” (tiền đã lỡ châm vào)…ngăn bạn ngừng cuộc chơi, hãy biết walk away như bọn tư bản vẫn làm. Nên nhớ là trong cuộc đời thực, cơ hội đến với mỗi người liên tục, không phải như các tay thích nổ là “once in a lifetime” (cả đời chỉ có một lần). - Kiểm soát liên tục Mỗi kế hoạch phải có những điểm chốt (benchmarks) để bạn đánh giá tình thế về hướng đi cũng như tốc độ. Phải ngừng lại để phân tích đúng-sai, mạnh-yếu…và có cơ hội điều chỉnh kịp thời. Đây là lúc phải xét lại các tỷ số tài chánh, vì bottom line (bài toán sau cùng) luôn luôn là doanh nghiệp phải có doanh thu và lợi nhuận xứng đáng với số tiền đầu tư. Current ratio (tỷ số hiện tại= liquid assets over current debts); cũng như cash flow (dòng tiền) là 2 cách đo lường khá chính xác sự ổn định của doanh nghiệp. Sau cùng, ở những công ty mà chi phí nhân viên và ban giám đốc khá lớn, việc theo sát các chi tiêu cũng như hiệu năng của họ là tối ưu cho hội đồng quản trị hay người chủ. &&&&&& Như đã nói, cuộc hành trình nào cũng cần một đích đến (mục tiêu) một road map- bản đồ (kế hoạch) và việc di chuyển (hành động). Quá đơn giản; nhưng nhiều bạn trẻ đã vấp ngã vì thiếu sửa soạn, dù cho một dự án nhỏ hay lớn. Lười biếng, cẩu thả và “đại khái chủ nghĩa” là quán tính phổ thông của mọi người, đôi khi cả những vĩ nhân. Gần như ai cũng đều “biết” quy trình căn bản này trên lý thuyết, nhưng chuyện thực thi lại có một tỷ lệ rất nhỏ. Có lẽ đây là một cuộc tranh đấu trong nội lực của từng cá nhân. Bạn khao khát thành công cho đam mê mộng ước của mình, thì đừng bỏ sót những điều “hiển nhiên” trong quy trình.